Dropdownliste für Auswahlfelder
Geübte Journalisten wissen, dass mit offenen Fragen wesentlich mehr an verwertbarem Text aus Interviews geholt werden kann, als mit geschlossenen Fragen. Abgesehen davon führt es zu komischen Situationen, wenn sich der Fragende mit langen, kunstvoll fromulierten Fragen abmüht, der Gefragte dann aber nun mit einem knappen „Ja“ oder kurzen „Nein“ antwortet, weil trotz der Mühen nur eine Entscheidungsfrage gestellt wurde.
Die Informatik ist wohl eine einzige Entscheidungsfrage schlechthin. Alles ist aus lauter Nullen und Einsen aufgebaut, man bestätigt mit „OK“ oder überlegt es sich dank „Abbrechen“ noch einmal besser und auch die Kontrollkästchen sind auch entweder aktiviert oder sie sind es nicht.
Und wenn wir denn schon von Kontrollkästchen reden, spannen wir den Bogen zu unserem Tipps-und-Trick-Thema für diesen Newsletter. In Excel kann es vorkommen, dass man nicht immer eine offene Frage stellen, sondern die Werte einer Zelle beschränken möchte. Der Journalist aus dem Einleitungssatz würde dies wohl als Alternativfrage betiteln, wir nennen es ein Auswahlfeld. Dummerweise nennt Excel dies nicht so, daher ist dieser Befehl seit jeher etwas schwieriger zu finden.
 Eingabe Inhalte für Dropdownliste |
Unter Daten > Datentools > Datenüberprüfung werden wir aber fündig. Die Funktion kann dafür aber auch etwas mehr als «nur» eine Auswahlliste zur Verfügung zu stellen. Bevor wir aber das ganze Potential der Datenüberprüfung ausschöpfen, gönnen wir uns als einfachen Einstieg – sozusagen als Amuse-Excél – die Auswahlliste. Bei Zulassen wählen wir Liste und geben als Quelle entweder die verfügbaren Optionen ein oder markieren die Zellen, die den Auswahltext enthalten sollen. |
Und so sieht das Ganze dann in der Excel-Tabelle aus:
 Dropdownliste in Excel-Tabelle |
Zwar dürfen wir in unserem Land durchaus stolz auf die Meinungsfreiheit sein, allerdings ist es in Excel manchmal unumgänglich, diese Freiheit auf ein paar Möglichkeiten einzuschränken. Falls Sie also eine Dropdownliste dann doch als ein zu grosser Einschnitt in Ihre Freiheiten ansehen, bietet die Datenüberprüfung noch ein paar andere Kniffe. Sie haben verschiedene Möglichkeiten, eingegebenen Daten mit sanftem Druck in die richtige Richtung bugsieren.
 Eingabe zusätzlicher Kriterien zur Datenüberprüfung |
Sind sie beispielsweise gar kein Fan von Nachkommastellen, so wählen Sie im Datenüberprüfungs-Dialog unter Zulassen einfach Ganze Zahl und definieren gegebenenfalls einen Zahlenbereich. Nehmen wir einmal an, Sie möchten in eine Zelle das Alter einer mindestens volljährigen Person eintragen. Dann ist das Minimum 18 Jahre, als Maximum geben wir Pi mal Daumen 150 Jahre ein. Gemäss Wikipedia wurde die älteste Person 122 Jahre alt (Jeanne Calment hiess die Französin und verstarb im hohen Alter von 44‘754 Tagen), diesbezüglich haben wir also noch etwas Platz nach oben. |
Damit nun aber der Benutzer, der die Zelle ausfüllt, eine aussagekräftige Fehlermeldung erhält, falls das Alter kleiner ist als 18, befinden sich im Datenüberprüfungsdialog noch zwei weitere Reiter: Eingabemeldung und Fehlermeldung.
Der Text, der im Reiter Fehlermeldung eingetragen wird, erscheint immer dann, wenn der Benutzer einen Wert eingibt, der so nicht vorgesehen ist. Um das bereits im Vorherein zu verhindern, können Sie unter Eingabemeldung eine entsprechende Information verfassen. Diese wird angezeigt, sobald der Benutzer das entsprechende Feld markiert.
 Verfassen der Information zum geforderten Zelleninhalt |
 Verfassen der Fehlermeldung bei ungültiger Eingabe |
Und so sieht die graue Theorie in der Praxis aus. Zuerst der freundlich gemeinte Hinweis:
 Ansicht Eingabemeldung in Excel-Tabelle |
Und wenn auch das nichts nützt, machen wir uns mit einer fiesen Fehlermeldung bemerkbar.
 Ansicht Fehlermeldung bei ungültiger Eingabe |
Wie hart Sie mit den Fehlbaren ins Gericht gehen und ob Sie die Fehlermeldung für abschätzige Bemerkungen über die mangelnde Lesefähigkeit oder den fraglichen geistigen Zustand des Benutzers missbrauchen möchten, bleibt Ihnen überlassen.
Erfahrungsgemäss können wir Ihnen allerdings versichern, dass sich durch Fehlermeldungen anmassend oder gar frech verhaltende Applikationen und Formulare von den Anwendern weniger geschätzt und über mehr kurz als lang ersetzt werden. Schmierigen Journalisten gibt man ja auch nicht ein zweites Mal ein Interview.
In diesem Sinne
Ihr Alain Jollat
