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Microsoft Teams@PageUp

Die PageUp interne Informatik ist traditionell unser erster «Kunde», bei welchem neue Technologien integriert, und im Praxisbetrieb getestet werden. Dies erfolgte ebenfalls für eines der meist genannten Produkte der Office 365 Palette der letzten Monate; Microsoft Teams.

Anfänglich war es nicht ganz einfach Microsoft Teams einer Funktion oder einem Einsatzzweck zuzuordnen, mittlerweile hat es sich aber zu der Drehscheibe für Collaboration Themen innerhalb der Office 365 Produkte gemausert. Was ist die Idee dahinter und wie sieht PageUp eine Möglichkeit die Produktion dadurch zu steigern?

Wir setzen Teams bei uns und unseren Kunden folgendermassen ein:

 

Eine Gruppe von Menschen wird in Kürze zusammen an einem Projekt arbeiten. Oft setzt sich dieses Team aus einigen internen Mitarbeitern zusammen, aber auch aus externer Unterstützung. Die Leute sind unterschiedlich vertraut mit Technologie, oft herrscht Termindruck.

Mit Microsoft Teams bilden wir genau dieses Szenario ab:

 

Der Projekt Owner (ein Projektleiter? Ein Mitarbeiter? Ein externer Berater?) erstellt über den Teams Client ein Team. Da die IT Abteilung dazu nicht benötigt wird, geschieht dies sofort und ohne Wartezeiten. Anschliessend fügt er die internen und externen Teilnehmer bei Team hinzu, er ernennt einen weiteren Team Owner.

Im Hintergrund werden jetzt eine Office 365 Group erstellt, welche eine SharePoint Site konfiguriert (Datenablage), einen Kalender und ein Notizbuch; alles geteilt mit sämtlichen Teammitgliedern.

Ab sofort kann jetzt also mit dem neuen Team Space das Projekt starten, genutzt werden können sämtliche Office 365 Features wie Co-Authoring (Zusammen zeitgleich an einem Dokument arbeiten), die SharePoint Versionierung (Zurück auf Versionen der letzten 30 Tage), oder aber auch das chatten über den Teams Client mit den Projektteilnehmern. Das alles wird möglich gemacht, ohne dass die IT eingreifen muss.

Gut zu wissen:

  • Teams und Office 365 Groups werden durch die Benutzer verwaltet. Eine organisatorische Information / Vorgabe zum Umgang damit, ist also wichtig, allenfalls sogar Namenskonventionen und eine Einschränkung wer neue Groups erstellen darf
  • Aufgrund des Umstands, dass der Projektowner das Team verwaltet, entsteht keine Abhängigkeit zur IT Abteilung (Kein Berechtigungsmanagement, kein Gruppenmanagement, keine Wartezeiten)
  • Teams wird laufend um Funktionen erweitert, aktuell findet eine Verschmelzung von Skype for Business und dem Teams Client statt.
  • Aufgrund der potentiell wichtigen Daten, ist es optimal, wenn auch für Microsoft Teams Retention Policies eingepflegt werden. Diese verhindern das endgültige Löschen von Daten aus dem Papierkorb (Stichwort Aufbewahrungspflicht)
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