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Übernahme Serverbetrieb bei der Privatklinik Linde

Als führende Privatklinik in der Region Biel-Seeland-Berner Jura bieten die Privatklinik Linde Patientinnen und Patienten neben umfassenden medizinischen Leistungen auf höchstem Niveau ein harmonisches Ambiente und gepflegten Hotelkomfort. Rund 90 Fachärztinnen und Fachärzte decken praktisch alle Fachgebiete der modernen Medizin ab. Durch die sehr enge, auch interdisziplinäre Zusammenarbeit und den permanenten Kontakt unter den spezialisierten Ärztegruppen gewährleistet die Privatklinik Linde die bestmögliche, individuelle Betreuung. Die Privatklinik Linde ist Mitglied des Verbands der Privatspitäler des Kantons Bern sowie der „Swiss Leading Hospitals“. Sie verfügt über ein zertifiziertes Qualitätsmanagement-System ISO 9001.

Ausgangslage:


 Der Betrieb einer Serverinfrastruktur im Umfang von über 100 Servern (grösstenteils virtualisiert auf Basis von VMWare) ist eine ressourcen- und know-how-intensive Angelegenheit. Die Verantwortlichen der PK Linde erkannten, dass es in diesem Umfeld sinnvoll ist, die eigenen Kräfte auf die klinikspezifischen Applikationen und Gegebenheiten zu konzentrieren und für den Basisbetrieb einen passenden Betriebspartner zu evaluieren.

Auftrag:


 Unter Einbezug einer Consultingfirma wurde durch die PK Linde eine Evaluation durchgeführt, der unter anderem die folgenden Ziele zu grunde lagen:
• Verbesserung des Preis-Leistungs-Verhältnisses durch Reduktion der Total Cost of Operation (TCO)
• Erhöhung und Aufrechterhalten der Flexibilität
• Reduktion der Betriebsrisiken, insbesondere der Personenabhängigkeit
• Fokussierung auf die Strategie IT-Enabler und auf die Applikationen
• Gewährleistung eines effizienten Service Managements und Controllings der vertraglichen Leistungen
• Selektion eines kompetenten, flexiblen und kompetitiven ICT-Partners, der die zukünftigen ICT-Anforderungen der Privatklinik Linde optimal erfüllen kann
• Erreichung einer optimalen Verteilung der ICT-Leistungen zwischen dem externen Anbieter und der Privatklinik Linde unter SLA
Gemeinsam mit unserem langjährigen Partner MTF Thörishaus AG wurde ein Angebot ausgearbeitet und eingereicht, das schlussendlich den Zuschlag erhalten hat.
Im Rahmen eines Transition-Projektes galt es nun:
• Eine IST-Analyse durchzuführen und allfällige, aus Sicht Betriebsübernahme nötige Ausbauten und Anpassungen zu deklarieren.
• Basierend auf den Vorschlägen aus der IST-Analyse den technischen und organisatorischen Rahmen für den outgesourcten Basisbetrieb zu schaffen.
• Die effektive Übernahme der Betriebsverantwortung per Stichdatum zu planen, koordinieren und voranzutreiben.

Vorgehen:


 Die IST-Analyse brachte im Schwerpunkt folgende Erkenntnisse/Empfehlungen:
• Aus Sicht Endanwender bleibt das Servicedesk der PK Linde die primäre Ansprechstelle für alle IT-Fragen und –Störungen
• Das bei PageUp etablierte Ticketing-Tools „TicketXpert“ soll als gemeinsames Werkzeug zum Einsatz kommen und so die „Brücke“ zwischen dem Servicedesk der PK Linde und dem der PageUp AG bilden
• Die Serverüberwachung, die bereits auf Basis System Center Operation Manager (SCOM) etabliert war, muss auf die aktuelle Version 2012 R2 aktualisiert werden
• Zur Überwachung der Hardware-Basis bzw. des WMWare-Virtualisierungslayer, die in der gegebenen Konstellation nicht mit Bordmitteln von SCOM möglich ist, wurde die Einführung des Veeam Management Packs empfohlen
• Mit Blick auf die organisatorischen Aspekte bzw. die Betriebsabläufe, die eine enge Zusammenarbeite aller beteiligten Parteien bedingte, wurden auf diversen Stufen und mit unterschiedlichen Zusammensetzungen „Get2Gether“-Infoanlässe organisiert, um das gegenseitige Kennenlernen zu fördern
In einer ca. dreimonatigen Projektphase wurden unter der Leitung der PageUp AG alle Umsetzungsmassnahmen auf technischer und organisatorischer Ebene angegangen.

Resultat:
 Seit dem 1. Juni 2014 ist die PageUp AG gemeinsam mit MTF Thörishaus AG für den Basisbetrieb der Serverinfrastruktur der PK Linde verantwortlich. Bis Ende August erfolge im Rahmen einer „Burn-In“-Phase eine Feinjustierung der Überwachungswerkzeuge und der Prozesse. Während dieser Zeit kamen die vertraglich vereinbarten SLA nur bedingt zum Tragen. Seit dem 1. September läuft der Betrieb nun „scharf“. 
 
Auf monatlicher Basis finden Betriebsmeetings zwischen PageUp/MTF und der PK Linde statt, die der Abstimmung offener Punkte aber auch der Planung neuer Aktivitäten dienen. Hierbei ist auch der Austausch „was läuft gut / was läuft nicht so gut“ im Rahmen einer offenen und transparenten Kommunikation ein wesentlicher Bestandteil, der zum Erfolg der Partnerschaft beiträgt.

Projekt-Steckbrief

Serversysteme:  ca. 110 Server (virtualisiert/physikalisch) 
VMWare:  ca. 22 Knoten 
Citrix:  ca. 30 Systeme (auf Basis Windows Server/VMWare) 
Hardware:  HP ProLiant Server 
Storage:  HP Lefthand 
Projektdauer:  ca. 3 Monate 
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